Понедельник, 26.01.2004. Выпуск 55

СОХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ в Outlook Express и Outlook

Автор сайта Mnemonikon получает много писем примерно такого содержания: "У меня компьютер был поражен вирусом, и вся информация была уничтожена. Не могли бы выслать уроки ещё раз?". Могли бы. И высылаем. Но...

В этом выпуске рассылки речь будет идти о сохранении информации в почтовых программах Windows: Outlook и Outlook Express. Эти программы позволяют создавать базы данных, позволяют накапливать и систематизировать информацию за многие годы. И не только вашу корреспонденцию.

Программа Outlook Express - это чисто почтовая программа. Программа Outlook сочетает в себе и почтовую программу, и мощный органайзер.

Я использую для работы с почтой программу Outlook Express. А программу Outlook использую исключительно как органайзер.

Какая информация может накапливаться в этих программах?

В Outlook Express - вся ваша корреспонденция (полученные и отправленные письма, бесплатные рассылки), база данных электронных почтовых адресов (адресная книга).

В Outlook - список задач, календарь, заметки, дневник, контакты. Как уже говорилось ранее, в выпуске № 50, данные из этой программы можно синхронизировать с сотовым телефоном.

Согласитесь, что будет очень неприятно, когда вы вдруг потеряете данные дневника, контактов, календаря и пр., которые накапливались в течение нескольких лет.

Все данные в этих программах сохраняются на диске С. И если вам придется форматировать диск С, то будут уничтожены и все данные из этих программ. В каких случаях приходится форматировать диск С?

Компьютер может поразить вирус. Вы вдруг решите установить на компьютер новую версию операционной системы. Вы можете уронить компьютер (если у вас ноутбук). Компьютер могут украсть. Жесткий диск в компьютере может выйти из строя.

Правило первое

Всегда создавайте на жестком диске два диска: С (для программ) и D (для данных). Правило простое и очевидное. Однако далеко не все соблюдают это простое правило. Редко вирус поражает диск D. Форматируется в основном диск С. Если вы сами не можете разделить диск на две части, тогда попросите соседа по лестничной площадке.

Правило второе

На вашем компьютере обязательно должно быть установлено устройство для записи дисков CD-RW. Если на стареньком ноутбуке такого привода не предусмотрено, необходимо организовать ежедневный (или еженедельный) сброс ценных данных на другой компьютер, на котором имеется устройство записи дисков (по локальной сети).

Сохранение картинок в письмах

Письма и рассылки высылаются обычно без картинок. В письмах указывается адрес картинки на сайте. При получении письма необходимо открыть письмо не отключаюсь от Сети, и дождаться загрузки рисунков с сайта, на котором они хранятся постоянно, пока существует сайт.

Но и после этого картинки могут "вдруг" исчезнуть из писем.

Правило третье

В программе Internet Explorer (Сервис | Свойства обозревателя | Общие | Временные файлы Интернета) НЕ нажимайте кнопку "Удалить файлы": будут удалены все картинки в ваших письмах, если вы сохраняли письма в почтовой программе обычным способом. Случайно удалить картинки можно и при очистке диска (Служебные программы). Картинки будут удалены и на всех автоматически сохраненных страничках сайтов.

Правило четвертое

Если вы хотите сохранить письма и рассылки с картинками, то из почтовой программы сохраняйте их в созданную вами папку на диске D: Файл сохранить как (указать папку на диске D) | Сохранить как файлы HTML. При сохранении Web-страничек сохраняйте их на диске D как "Вебархив, один файл, mht". В дальнейшем письма и рассылки вы сможете просматривать без почтовой программы, с помощью Интернет-обозревателя.

Правило пятое

Удалите программу "Портфель" с диска C и создайте "Портфель" на диске D. Для этого клюкните правой кнопкой мыши и выберите "Создать портфель". Программа "Портфель" будет синхронизировать все нужные вам файлы, собирая их с разных мест на диске в одно место, в "Портфель".

Нужные вам файлы в почтовых программах хорошо запрятаны. Здесь я указываю названия файлов и их местонахождение для операционной системы Windows XP Professional. Нужно найти эти файлы на диске С и перетащить их мышкой в "Портфель".

Программа Outlook Express

Адресная книга: C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Address Book. Перетащите в портфель папку Address Book.

Вся ваша корреспонденция: C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Local Settings\Application Data\Identities\{B3721726-17AA-4B31-A6DE-2E1CF3560334}\Microsoft\Outlook Express. Перетащите в портфель папку Outlook Express.

Программа Outlook

Все данные: C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Перетащите в портфель папку Outlook (в ней должно быть два файла).

В портфель можно перетащить и другую нужную вам информацию: регулярно обновляемые базы данных (квартплата, например), файлы систем электронных платежей, сохраненные Web-странички и пр.

Правило шестое

Каждый вечер синхронизируйте портфель, создавая копии нужных вам файлов на диске D. Для этого достаточно открыть папку "Портфель" и нажать кнопку "Обновить всё". Регулярно сбрасывайте папку "Портфель" на внешний носитель с помощью устройства CD-RW.

Если вдруг случится авария, перенесите сохраненные в портфеле (или на диске) файлы в соответствующие папки на диске С (после новой установки операционной системы). При переносе этих файлов на другой компьютер, может быть придется их переименовать в соответствии с именем пользователя другого компьютера (или новой настройки компьютера), и местоположение файлов почтовых программ в других версиях операционной системы Windows может отличаться от указанного в этой статье.

Правило седьмое

Диски RW - не самый надежный способ сохранения информации. Очень часто они не читаются. Поэтому иногда сбрасывайте содержание портфеля на обычный диск R. Делайте несколько копий, храните в разных местах. Возможно, даже в сейфовой ячейке банка, если информация действительно важная, и вы не хотите её потерять даже в случае пожара (не дай бог, но всякое бывает).

Надеюсь, эти простые рекомендации позволят вам сохранять важную информацию пожизненно.

А как же мнемотехника? Что, нельзя хранить базу данных электронных адресов в мозге? Можно, но это глупо. Почтовые программы не только сохраняют электронные адреса, но и подставляют их в нужные поля и делают много других полезных вещей. Например, позволяют автоматизировать рассылку. Каждое действие должно иметь смысл. Не стоит уподобляться "Человеку дождя" (герой одноименного фильма), больному шизофренией, который от нечего делать запоминал городской телефонный справочник. Можно попытаться найти более достойное применение феноменальной памяти. Например, изучить десяток полезных программ или выучить иностранный язык.

Кстати, приписывание психам феноменальной памяти - это сильно преувеличенный миф, почти научная фантастика. Один мой ученик - профессор центра реабилитации людей с травмами головного мозга - как то заявил на занятиях: "Мнемотехника для здоровых людей, для очень здоровых".

В.Козаренко

(c) Mnemonikon, 2002-2004
Россия, Москва, интернет-школа мнемотехники Mnemonikon
Сайт Mnemonikon http://mnemotexnika.narod.ru/
Почта (mnemotexnika@narod.ru)
Воспроизведение материалов - по согласованию с Козаренко В.А.